Importera kontakter i verktyget

Bra att veta

Vill du komplettera med nya uppgifter för en eller flera befintliga så kan du uppdatera kontakterna med den nya informationen vid importen. Den nya informationen ska vara uppdaterad redan i Excel-filen innan importen då du under importeringen blir tillfrågad om du vill uppdatera informationen för redan befintliga kontakter. Du väljer då att klicka för det alternativet innan du går vidare till nästa steg.

Importera en kontakt

Genom att klicka på knappen ”Lägg till kontakt” lägger du till en enskild kontakt. Du hittar ikonen när du är inne på fliken ”Kontakter”. Genom att klicka på ”Lägg till kontakt” så kommer du till en redigeringssida där du fyller i information om din nya kontakt.

Notera att e-postadress är obligatoriskt och behöver fyllas i för att kunna lägga till en ny kontakt.

Fältet ”E-post” är obligatoriskt att fylla i- se till att e-postadressen är korrekt ifylld och innehåller både punkt och ”snabel-a”. Fält som t.ex. ”Förnamn” och ”Efternamn” är frivilligt att fylla i men vi rekommenderar starkt att du gör det.

Hantera attribut
Har du lagt till attribut så visas de i fältet ”Hantera attribut”. Där har du möjlighet att lägga till information som hör till och kan användas som ett attribut för den nya kontakten. Med hjälp av attribut kan du skapa en personlig prägel i dina nyhetsbrev, t.ex. ”Hej Stockholm!” om du valt att lägga till ett attribut som heter ”Stad”.

Nuvarande prenumerationer
Under fältet ”Nuvarande prenumerationer” väljer du vilken eller vilka listor (nyhetsbrev) din nya kontakt ska prenumerera på. Vi rekommenderar att du alltid grupperar dina kontakter i olika listor istället för att lägga till alla på en och samma lista. Genom att klicka på ”Lägg till prenumeration” så har du möjligt att låta din kontakt prenumerera på en eller flera listor.

Importera flera kontakter

Har du en stor lista med kontakter så har du möjligheten att importera alla kontakter samtidigt i verktyget. Du importerar dem genom att klicka på knappen ”Importera kontakter” när du är inne i fliken ”Kontakter”. Du får då en förfrågan om hur du vill gå tillväga, det finns två alternativ:

1) Klippa och klistra in från en textfil.
2) Importera kontakter från fil.

Du har möjlighet att importera kontakter via Excel-fil och CSV-fil, filstorleken får inte överskrida 5 MB.

Klippa och klistra in från en textfil

Du kan klistra in dina kontakter direkt från t.ex. en Excel-fil. Var noggrann med att ha förnamn, efternamn och e-postadress i separata kolumner. Tänk på att du får ha max en kontakt per rad. Klipper du ut innehållet direkt från en Excel-fil så blir det automatiskt en kontakt per rad när du sedan klistrar in informationen i verktyget.

Varje rad måste innehålla kontaktens e-postadress men du kan också få med annan information såsom för- och efternamn och attribut, till exempel stad.

Importera kontakter från fil

Genom att klicka på ”Välj fil” kan du infoga en Excel-fil (xls och xlsx) eller en CSV-fil, om filstorleken överskrider 5 MB kan den inte importeras.

När du importerar dina kontakter börjar du med att välja vilken lista som du vill att dina kontakter ska prenumerera på och därefter väljer du vilken fil du vill ladda upp. Har du i filen e-postadresser som redan är importerade så gör det inget, systemet lämnar e-postadresserna som de är och sållar bort dubbletter.

Vill du komplettera med nya uppgifter för en eller flera befintliga så kan du uppdatera kontakterna med den nya informationen under importen.

Matcha värden

Oavsett vilken metod du väljer för att importera dina kontakter så kommer du i det sista steget få matcha värden. Detta innebär att du får ange vad i den importerade informationen som är en e-postadress, ett förnamn och efternamn (och eventuella attribut). Fältet e-postadress är obligatoriskt, de andra kan du välja att ange om du vill. De fält du inte kopplar till något värde d.v.s. de fält du lämnar blankt läggs inte till i kontaktlistan

De fält du inte kopplar till något värde d.v.s. de fält du lämnar blankt läggs inte till i kontaktlistan. Detta innebär att värdena för de kontakter du redan har ändras inte heller för de fälten.

När du är klar med att matcha värden klickar du på ”Starta importering” och dina kontakter börjar importeras. När importen är klar kommer du få ett meddelande, och som du också kan hitta hur fliken ”Mitt konto” > ”Meddelanden”, som visar en sammanfattning av hur många nya kontakter som skapades, hur många som uppdaterades samt hur många nya prenumerationer som skapades (om någon av kontakterna som importerades redan prenumererade på den angivna listan så skapas ingen ny prenumeration där).

★ Tips:
Om du saknar något val i listan över värden, t.ex. förnamnet, så beror det förmodligen på att första kontakten i listan saknar det värdet. Prova då att lägga en annan kontakt först i listan istället, någon som har alla värden ifyllda (e-postadress, förnamn, efternamn och eventuella extra attribut).