Lägga till enskild kontakt eller importera alla kontakter samtidigt?

Vi rekommenderar att man alltid försöker importera sina kontakter, det minimerar risken för eventuella fel och går mycket snabbare än att lägga till en kontakt i taget. Ibland så kan man dock inte undvika att lägga till en kontakt i taget, t.ex. när man har endast en ny kontakt att lägga till i sin kontaktlista. Då spelar det ingen större roll vilket alternativ du väljer. Nedan presenterar vi de två olika tillvägagångssätten.

Lägg till kontakt

Genom att klicka på knappen ”Lägg till kontakt” lägger du till en enskild kontakt. Du hittar ikonen när du är inne på fliken ”Kontakter”. Genom att klicka på ”Lägg till kontakt” så kommer du till en redigeringssida där du fyller i information om din nya kontakt.

bild på hur lägga till kontakt ser ut i verktyget

Fältet ”E-post” är obligatoriskt att fylla i- se till att e-postadressen är korrekt ifylld och innehåller både punkt och ”snabel-a”. Fält som t.ex. ”Förnamn” och ”Efternamn” är frivilligt att fylla i men vi rekommenderar starkt att du gör det.

bild på hur fältet e-post ser ut i verktyget

Hantera attribut

Har du lagt till attribut så visas de i fältet ”Hantera attribut”. Där har du möjlighet att lägga till information som hör till och kan användas som ett attribut för den nya kontakten. Med hjälp av attribut kan du skapa en personlig prägel i dina nyhetsbrev, t.ex. ”Hej Stockholm!” om du valt att lägga till ett attribut som heter ”Stad”.

bild på hur fliken attribut ser ut i verktyget

Nuvarande prenumerationer

Under fältet ”Befintliga prenumerationer” väljer du vilken eller vilka listor (nyhetsbrev) din nya kontakt ska prenumerera på. Vi rekommenderar att du alltid grupperar dina kontakter i olika listor istället för att lägga till alla på en och samma lista.

När du är klar klickar du på ”Spara och återvänd” för att gå tillbaka till den fullständiga översikten för dina kontakter.

bild på hur nuvarande prenumerationer ser ut i verktyget

Importera kontakter

Har du en stor lista med kontakter så har du möjligheten att importera alla kontakter samtidigt i verktyget. Du importerar dem genom att klicka på knappen ”Importera kontakter” när du är inne i fliken ”Kontakter”. Du får då en förfrågan om hur du vill gå tillväga, det finns två alternativ:

1) Klippa och klistra in från en textfil
2) Importera kontakter från fil

1. Klippa och klistra in från en textfil

Du kan även klistra in dina kontakter direkt från t.ex. en Excel-fil. Var noggrann med att ha förnamn, efternamn och e-postadress i separata kolumner. Tänk på att du får ha max en kontakt per rad. Klipper du ut innehållet direkt från en Excel-fil så blir det automatiskt en kontakt per rad när du sedan klistrar in informationen i verktyget.

Notera att varje rad måste innehålla kontaktens e-postadress men du kan också få med annan information såsom för- och efternamn och attribut t.ex. stad, kön etc.

bild på hur det ser ut i verktyget för att klippa/klistra in kontakter

Vill du komplettera med nya uppgifter för en eller flera befintliga så kan du uppdatera kontakterna med den nya informationen vid importen. Den nya informationen ska vara uppdaterad redan i Excel-filen innan importen då du under importeringen blir tillfrågad om du vill uppdatera informationen för redan befintliga kontakter. Du väljer då att klicka för det alternativet innan du går vidare till nästa steg.

bild på hur uppdatera information ser ut i verktyget

2. Importera kontakter från fil

Ett praktiskt sätt att importera stora kontaktlistor är via vår filhanterare i verktyget. Genom att klicka på ”Välj fil” så får du möjligheten att välja mellan en Excel-fil (xls och xlsx) och en CSV-fil att infoga, notera att filstorleken inte får överskrida 5 MB. I första hand får du välja vilken lista du vill att dina kontakter ska prenumerera på och därefter väljer du att ladda upp din text-fil. Har du med befintliga kontakter i din text-fil så gör det inget, systemet lämnar kontakterna som de är och sållar bort dubbletter.

Vill du komplettera med nya uppgifter för en eller flera befintliga så kan du uppdatera kontakterna med den nya informationen vid importen. Den nya informationen ska vara uppdaterad redan i Excel-filen innan importen då du under importeringen blir tillfrågad om du vill uppdatera informationen för redan befintliga kontakter. Du kan välja att klicka för det alternativet innan du går vidare.

bild på hur ladda upp fil ser ut i verktyget

Matcha värden

Oavsett vilken metod du väljer för att importera dina kontakter så kommer du i det sista steget få matcha värden. Detta innebär att du får ange vad i den importerade informationen som är en e-postadress, ett förnamn och efternamn (och eventuella attribut). Notera att du måste ange vilket fält som är en e-postadress, övriga fält är valfria.

De fält du inte kopplar till något värde d.v.s. de fält du lämnar blankt läggs inte till i kontaktlistan. Detta innebär att värdena för de kontakter du redan har ändras inte heller för de fälten.

När du är klar klickar du på ”Slutför importen” så importeras kontakterna. När importen är klar kommer du få ett meddelande från vårt system som återfinns i fliken ”Meddelanden” och visar en sammanfattning av hur många nya kontakter som skapades, hur många som uppdaterades samt hur många nya prenumerationer som skapades (om någon av kontakterna som importerades redan prenumererade på den angivna listan så skapas ingen ny prenumeration där).

bild på hur fliken matchande värden ser ut i verktyget

★ Tips:

Om du saknar något val i listan över värden, t.ex. förnamnet, så beror det förmodligen på att första kontakten i listan saknar det värdet. Prova då att lägga en annan kontakt först i listan istället, någon som har alla värden ifyllda (e-postadress, förnamn, efternamn och eventuella extra attribut).

Relaterade artiklar/videon: